【經營管理】商務職場禮儀:關於那些重要場合你應該注意的重點

【經營管理】商務職場禮儀:關於那些重要場合那些你應該注意的重點

這篇文章或許不是那麼完全符合東方人的職場文化,但仍然可以做為商業禮儀的參考,最主要是在社交場合能夠讓自己和對方不失禮為要。作者芭芭拉‧帕切特(Barbara Pachter)《商務禮儀要點》(The Essentials of Business Etiquette)一書中討論了人們在商業職場這方面的場合,該如何舉止合宜。

 

 

其中,當作者接受「商業內幕」(Business Insider)網站採訪,就特別強調了有關自我介紹、著裝、電郵溝通及商務聚餐方面的24個商業職場禮儀要點,事實上不少原則也是我們在日常生活中應該要遵循,特別是在西方社會。事實上,職場社交如果出現冒失的行為常常令人尷尬,原因是很多人不知道商務禮儀規則有異於其它場合,結果在不自覺中當眾出醜,其實如果擔心的話,可以事前多做些功課,以避免讓自己出糗並維持該有的社會禮儀。

 

 

著裝得體

「服裝是非語言交際的一種重要形式,可以增強或減損一個人的職業聲譽。你的服裝選擇可以發出職業方面的訊息。」帕切特寫道。

你應該弄清每次活動、會議或就餐的著裝要求,確保你的著裝在標準範圍之內。

 

 

使用專業的電子頭像

你在LinkedIn或其它商務網站上貼出的照片應該形象合宜。「你看起來應像一個可信的、平易近人的人,而不是剛從海灘回來的樣子。」頭像要突出你的頭部、面部,胸部和肩膀也保留一些。「你應是照片的焦點。」

 

 

 

當你被介紹給別人時,應起身站立

「站立有助於讓別人注意到你的存在,如果你坐著不動,很容易讓別人忽視你。如果你恰巧不方便,來不及站起來,應向前探身,表示如果你能站立會儘可能站這樣做。」芭芭拉‧帕切特(Barbara Pachter)寫道。

 

 

 

總是說出你的全名。

在商務場合,你應該用全名,但你也應該留意別人想要別人如何介紹他/她。

如果你的名字太長或很難發音,你應該考慮改名或縮短它;或者,考慮在名片上寫下名字的發音,然後再遞給別人。

 

 

 

 

 

如果你的職位更高或你是主人,應主動握手

 

「如果職位更高的人或主人沒有立即伸出手--往往是出於性別觀念上的遲疑,職位較低的人或客人則應該主動伸手。」無論怎樣,必須要握手。「在美國,商務會面中的禮儀就是握手。如果你想被認真對待,必須要握手,而且是合宜地與對方握手。」

 

不過這樣是發生在台灣,也是要看場合,若是地位和職位比自己更高的人沒有主動握手,在台灣不宜做這個舉動,尤其疫情時期,更是避免人與人的接觸。

 

 

把手機放在你口袋裡

今天,每個人無論走到哪兒都帶著手機,但開會時你不應該拿出來。可能你想收發短信和電郵,但無論你多隱蔽,都會很觸目且顯得無禮。

此外,與人見面時也不要將手機放在桌子上--這樣做你好像在告訴對方,你隨時準備撇下他或她而與別人交流。

 

 

對話中只說一兩次「謝謝」就夠了

如果說太多次,芭芭拉‧帕切特(Barbara Pachter)寫道,會顯得不夠有力量,還有可能讓自己顯得無奈、在求助。

 

 

使用正規的問候語

避免用俚語或太口語化的表達如「嗨夥計們」。「Hey」「Yo」等詞非常不正規,「Hi」或「Hello」都沒有問題。稱呼對方時也不要用縮略名,比如說,除非確定對方不介意被叫「Mike」,還是寫其全名「Hi Michael,」為好。

 

 

 

給團隊中的每個人單獨發感謝信

你應該在24小時內發送感謝信,且應該單獨給每個人發。

「你在電子郵件和手寫信件之間做選擇時,應考慮到普通郵件可能需要幾天時間才能到,而電子郵件是立即發到。這個時間差在應聘面談之後或許很重要,如果他們將很快做出用人決定的話。」

 

 

 

使用專業的電子郵件地址

如果你為一家公司工作,你應該用公司的電子郵件地址。如果你使用個人電子郵件帳戶--無論你是個體工作者還是偶爾用它來談工作事宜,你應該謹慎地設定電郵地址。

具體說,地址(至少是顯示名稱)中應該有你的名字,孩子氣的暱稱或個人愛好的宣言都不適合商務通信。

 

 

 

務必仔細檢查您選擇了正確的電子郵件收件人

由於收件人一行有根據通訊簿自動提示的功能,我們很容易選錯收件人,給自己和錯收信的人都帶來尷尬。

 

 

 

如果你忘記了對方的名字,要坦承這一點

每個人都偶爾會忘記別人的名字。發生這種情況時,你要說點甚麼,比如:「抱歉,我忘了你的名字。」或者,「你非常臉熟,你的名字我想說出口,但突然想不起來。」

 

 

 

工作場合跟同事打招呼

來上班時,對認識不認識的人都要說「你好」和「早安」。

「你在去開會的路上說『你好』的人,或許在會上就坐你旁邊。而你們已經建立了一些聯繫。如果有人問候你,你也務必要問候對方--沒有別的選項。」

 

 

 

 

做指示的手勢時,手掌要張開,五指併攏

「五指併攏,用張開的手掌指示東西或人。如果你用食指指出去,會有點咄咄逼人.……男性女性都會用手做指示,但女性比男性更多這樣做。」

 

 

 

不要遲到

約會見面時要準時。你不想浪費別人的時間;此外,也會讓你顯得不專業。

如果局面失控,要讓你見面的那個人及時知道。發送電子郵件或給他們打個電話道歉並簡要說明情況(不要給出一大堆理由)。當你到達時,不要再抱怨交通或地鐵晚點而浪費他們更多時間。

 

 

 

不要替別人拉出座椅

給客人開門是可以的,但不管對方是男是女,在商務場合,你都不應該替他人拉出椅子。「男人和女人都可以自己拉出椅子。」

 

 

 

始終用雙手掰麵包

在商務會餐中,你不應該用刀來切麵包。「把麵包掰成兩半,一次撕下來一塊,準備吃時再塗上黃油。」

 

 

 

別點任何太貴的東西

如果你點了昂貴的牛排或龍蝦,看起來你就像在占主人的便宜。「但是,如果你的主人提出建議,你是可以按照他的建議來點餐,不過,仍然是這個原則:最好別選最貴的菜。」酒也是一樣。

 

另外,當天的「特色菜」(special)也要留神。「很多服務員在介紹當天特色菜時並不提及價格。這些特色菜可能比普通的菜品貴10%到40%,但你在商務環境裡問價格又不自在。」所以,最好還是避開。

 

 

 

和對方點的菜量保持一致

這意味著,如果你的客人或主人點了開胃菜或甜點,你也應該點。「你一定不想讓客人覺得他單點了一樣東西而吃得不自在。」

 

 

 

知道盤子和餐具擺在什麼位置

記住英語的「左」(left)有四個字母,而「右」(right)有五個。食物(Food)--無論是麵包、沙拉還是其他菜,都放在餐盤左側;飲料(Drink)、杯子(Glass)則放在餐盤右側。餐具也是一樣:你的叉子(Fork)應放左側刀子(Knife)和杓子(Spoon)應在右側

 

你還可以記住寶馬的縮寫BMW,在這裡代表「麵包(Bread)、飯(Meal)和水(Water)」,這就是三樣東西從左到右的擺放順序。

 

 

 

 

永遠不要提出打包餐點

「你是去那裡談工作的,不是去收拾剩飯菜的。」帕切特寫道,親友聚餐後裝剩菜回去是可以的,但不適合在正式的商務餐會中做這件事。

 

 

記著付款的應該是主人

「如果你邀請了別人,是主人,你應該埋單,不論對方性別為何。如果男賓客要付款該怎麼辦呢?作為女主人,你可以說,『哦,不是我個人請客,是公司埋單。』或者你也可以找理由離開餐桌去結帳。這種做法也適用於男人,而且,這是一種很精心的付賬方式。」

帕切特還說:「不過,底線在於你不想為結帳而爭執,如果男賓客在女主人做了一切努力之後還堅持付帳,那就讓他付吧。」

 

 

 

禮貌地告辭

你需要在自己講話時提出告辭。「那時控制局面的是你,你的離開會顯得更加自然。」帕切特說,你可以說一些「告辭話」,比如「很高興認識你」、「和你講話很高興」或「下週開會時再見」。

 

對於在餐廳偶遇的人,離開之前你也可以表示自己要去衛生間、去取食物或在某人走之前和其說點事。

 

 

 

別喝醉

別在商務場合醉酒。

不少人的職業生涯已因醉酒而毀了。」

 

 

 

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